Mensen die hun melding later doen, kunnen de ontvangstbevestiging afhalen bij het gemeentehuis aan het Raadhuisplein 1. Ze krijgen telefonisch bericht als de brief klaarligt. De meldingsformulieren zijn te vinden op gemeente.emmen.nl, op het gemeentehuis en bij de gemeentewinkels in Emmer-Compascuum, Klazienaveen en Schoonebeek.

Inwoners kunnen de ingevulde en ondertekende formulieren per post opsturen of afgeven bij het gemeentehuis of de gemeentewinkels. De plattegrond mag daarbij niet ontbreken.

De overige regels die gelden voor carbidschieten staan op het meldingsformulier en op gemeente.emmen.nl. Meldingen van andere activiteiten rond Oud & Nieuw, bijvoorbeeld het neerzetten van een tent groter dan 10m2, moeten dit uiterlijk zondag 13 december bij de gemeente Emmen zijn gemeld. De politie en de gemeente Emmen controleren op de naleving van deze regels. Als mensen niet aan de voorwaarden voldoen, kan de gemeente een proces-verbaal laten opmaken.